In WinCo.Net können bis zu 49 zusätzliche Artikelarchive eingebunden werden, welche die Preislisten von vielen Lieferanten und Produzenten mit abertausenden Produkten aufnehmen können.
Die Beschriftung und Aktivierung erfolgt über den Dialog ‚Katalog Aktivierung‘:
Die aktivierten Kataloge sind im WinCo nahtlos eingebettet und können auch in den Importschnittstellen ausgewählt werden. Die Ansicht zeigt die Ansteuerung über das Menuband ‚Start‘ und in der Gruppe ‚Kataloge‘ im Inhaltsverzeichnis:
Die Artikelsuche wurde mit viel Aufwand speziell für das schnelle und rationelle Auffinden von Produkten in den Katalogen ausgearbeitet: Die Suche mit dem ‚+‚ Zeichen öffnet die Auswahl des Artikelkataloges, in welchem man suchen möchte:
Kennt man die Nummer des Kataloges, kann man den Aufruf direkt über dessen Nummer machen. Zum Beispiel 2+Kabel sucht im 2. Katalog nach Artikeln, deren Bezeichnung mit Kabel beginnt. Auch 2+1234567890123 für die Suche nach Barcode funktioniert ebenso wie alle anderen Aufruf-Methoden der gewöhnlichen Artikelsuche.
Erfolgt die Suche in der Archivansicht, wechselt das Programm nach dem Aufruf automatisch zum ausgewählten Katalog und markiert den aufgerufenen Artikel (falls dieser sich in einem anderen Katalog befindet als jenem, aus dem die Suche erfolgte). Der Katalog kann auch im Suchfenster über dessen Suchfeld gewechselt werden.
Da es sich bei den externen Preislisten meist um sehr umfangreiche Archive handelt, mit vielen Tausenden Artikeln, werden diese in Datenbanken außerhalb der Hauptdatenbank gespeichert. Sobald Artikel aus den Katalogen in Dokumenten aufgerufen werden, werden diese automatisch im Hauptarchiv angelegt.
Im Beispiel wurde der Artikel ‚PLE – TRIAL 1x…‘ automatisch im Artikelarchiv angelegt, nachdem er in einem Angebot aufgerufen wurde. Dabei werden die Namen von Haupt- und Unterordner des Kataloges übernommen:
In den Einstellungen vom WinCo kann man angeben, wie und ob Updates vom Katalog in das Hauptarchiv übertragen werden. Im Standard werden alle Aktualisierungen des Kataloges automatisch auf Artikel im Hauptarchiv übertragen, sofern sie dort angelegt wurden.
Anwendungsbeispiel bei einem Musterkunden, welcher das Verlegen und den Verkauf von Fliesen und Böden im Angebot hat:
Bis zu 50 Lieferanten senden dem Betrieb in periodischen Abständen ihre Preislisten in Dateiform. Meist Excel-Dateien, oft auch Textdateien mit fester Satzlänge. Für jeden Lieferanten wurde innerhalb einer speziellen Anwendung eine Schnittstelle gestaltet, welche die Artikel rationell übernehmen kann. Dabei wird immer die selbe Auswahl an Feldern übernommen, um homogene Archive zu erhalten. Der Import der Dateien konnte in den meisten Fällen in weniger als 15 Minuten gemacht werden. Schnell sind neue Formate eingebunden. Das Programm merkt sich die Import-Historie.
Die Artikel werden bei der ersten Verwendung in das Hauptarchiv übernommen und stehen dann auch für die Lagerverwaltung zur Verfügung. Updates der Artikelkataloge werden automatisch auch auf das Hauptarchiv übertragen.
Optionales Modul: Die Externen Kataloge werden als Dynamische Erweiterung in WinCo.Net eingebunden und haben einen Aufpreis.